¿Te imaginas poder gestionar tu supermercado cooperativo a partir de la información que te proporcionan tus datos en tiempo real organizados automáticamente de manera visual?
La gestión de los datos es uno de los principales quebraderos de cabeza de la mayoría de supermercados cooperativos. No sólo es útil, sino que es imprescindible tomar decisiones operativas y estratégicas basadas en tus datos para poder ser viables económica y organizativamente. De lo contrario, la gestión se traduce en intuición, y por mucho que esté basada en la experiencia, corre el riesgo de equivocarse y tomar malas decisiones.

¿Qué es el business intelligence?
Business intelligence (BI de manera simplificada) significa la explotación de los datos de tu supermercado para la mejora del proceso de toma de decisiones. Qué productos funcionan mejor, cuáles son más rentables, cuánto gastan mis socias y socios, dónde están, cuál es mi estado financiero o cuánto vendo al día. Todos estos datos permiten tomar decisiones como escoger el mejor surtido, organizar mi horario de tienda, realizar inversiones o recortes, planificar compras, estructurar la fuerza laboral o saber dónde invertir mejor en marketing.  Sin embargo, este trabajo conlleva mucho tiempo y conocimiento para la recolección, organización, procesado e interpretación de los datos, motivo por el cual en muchos supermercados no se utiliza o aprovecha realmente la potencialidad del BI. 

¿Qué necesitamos para hacer business intelligence?
El primero de los requisitos para poder hacer BI es disponer de un ERP adecuado y de una gestión estándar de los procesos de gestión de stock, gestión de clientela o contabilidad que permita la recolección adecuada de los datos. A modo de ejemplo, si tu supermercado no contabiliza adecuadamente sus mermas de producto, o si no controla las entradas, salidas y actualización de inventario, será imposible monitorizar estos datos, lo cual además conllevará una gestión "a ciegas", o incluso una mala gestión, pues estarás tomando decisiones con datos poco fiables. Es imprescindible, por tanto, que el supermercado implemente procesos estandarizados de gestión de stock, clientela o contabilidad para poder realizar business intelligence.

Por otro lado, se necesita disponer de un ERP adecuado. En la actualidad, diversos supermercados de la Red no disponen de un software de gestión que facilite la recolección, extracción y procesado de datos básicos para el análisis, lo cual los sitúa en una posición de vulnerabilidad, al no poder tomar decisiones basadas en información adecuada, o al tener que invertir recursos extra en obtenerla. En este sentido, el proyecto que lanzamos desde la Red puede conectarse con cualquier ERP, aunque todo el trabajo de diseño de la aplicación se basará en su conexión con Odoo, lo cual hará mucho más sencillo y económico utilizarla si tu supermercado dispone ya de este ERP. 

En resumen, se necesita estandarizar procesos de gestión y disponer de un ERP adecuado, como Odoo, para poder implementar el business intelligence en tu supermercado.

A través de nuestro grupo de trabajo de Tecnología - Odoo, en la Red hemos tomado la decisión de invertir en una aplicación para poder realizar BI en cada supermercado. El objetivo es disponer de una herramienta que analice automáticamente los datos y los presente de manera visualmente atractiva y fácil de interpretar. Esto nos permitirá la realización de análisis infinitos a demanda del supermercado, y todo ello evitando depender de procesos de descarga y subida de datos, lo cual consume recursos humanos y genera cuellos de botella, ya que los datos se extraerán de manera automática en tiempo real. Por ejemplo, cada día el personal, o cualquier persona autorizada por el supermercado, podrá consultar las ventas del día anterior, las ventas semanales, las ventas y compras mensuales, el ticket medio, el beneficio generado, el margen medio, la distribución geográfica de la masa social, la asistencia del voluntariado, y muchos otros KPIs que se visualizarán en gráficos y datos actualizados en tiempo real.

Además, podrá analizar diversas métricas que considere necesario a través del cálculo y procesamiento de tablas de datos. Por ejemplo, podrá visualizar el comportamiento de cada categoría de productos, y de cada producto (ventas, compras, margen, beneficio, aportación al total, mermas, etc.), y tomar decisiones que corrijan o mejoren una tendencia observada. Y todo ello de manera más rápida, segura y semiautomática. 

Para desarrollar este proyecto hemos contratado a la cooperativa tecnológica CoopDevs, responsable de implementación de los proyectos de BI en otras cooperativas y proyectos como Som Energia, Som Conexió o La Zona. CoopDevs, además, implementa y mantiene Odoo para los supermercados cooperativos. Hemos escogido la aplicación Superset, un software libre para BI, totalmente personalizable, que estará conectado en tiempo real a la base de datos del ERP de cada supermercado. Durante varios meses desarrollaremos las bases de datos, gráficas y métricas que queremos que cada supermercado pueda analizar, y a finales de año esperamos tener lista la herramienta para que cualquiera pueda usarla.

Cada supermercado dispondrá de su propio espacio en Superset, con sus propios datos, KPIs y posibilidad de realización de análisis. A su vez, todos los datos se alojarán en un mismo servidor, de manera que la Red tendrá a su alcance datos que multiplicarán su potencial. Por ejemplo, podrá realizar análisis conjuntos comparativos de todos sus supermercados para poder medirse con el resto. Podrá negociar directamente con proveedores sin depender de que cada supermercado tenga que enviar sus datos previamente. O podrá poner en marcha un servicio de análisis, seguimiento y recomendaciones individuales para cada supermercado en política comercial y económica.

Las decisiones basadas en datos son el futuro, así lo han entendido desde hace mucho tiempo las grandes corporaciones. Por eso, quienes queremos construir una alternativa, debemos dotarnos de herramientas al mismo nivel para poder serlo.